Bí quyết giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả

Tất cả chúng ta đều muốn mình không lười biếng và hoàn thành được nhiều thứ hơn. Chính vì vậy việc học hỏi bí quyết từ những người có hiệu suất làm việc cao sẽ giúp cho chúng ta tìm được câu trả lời. Cal Newport là một trong những chuyên gia về hiệu suất làm việc.

Anh ấy là tác giả của 4 quyển sách, bao gồm cả quyển sách tuyệt vời So Good They Can’t Ignore You (Hãy Giỏi Đến Mức Không Ai Lờ Bạn Đi Được).

Dưới đây là 5 bí quyết mà Cal Newport sử dụng và giúp anh hoàn thành công việc hiệu quả:

1. Đặt lịch tất cả mọi thứ

Việc đặt lịch ép bạn phải đối diện với thực tế rằng bạn còn bao nhiêu thời gian và việc này sẽ tốn bao nhiêu thời gian. Khi bạn nhìn được bức tranh toàn cảnh, bạn có thể sắp xếp những loại công việc cụ thể vào những khoảng thời gian cụ thể để đảm bảo rằng đó là lúc hiệu quả nhất để làm công việc ấy.

Các chuyên gia cũng đồng ý rằng nếu bạn không cân nhắc một việc nào đó mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành, bạn sẽ dễ dàng thất bại hơn.

Ảnh minh họa

Kể cả khi bạn có kế hoạch hay không có kế hoạch, chắc chắn cũng sẽ có những việc xen ngang vào phút chót. Nhưng thay vì ở vào thế bị động, tốt hơn hết là nên có sẵn một kế hoạch để bảo đảm rằng bạn có thể linh hoạt thay đổi nếu có những công việc khẩn cấp diễn ra. Một trong những lý do của việc đặt lịch nữa là nó giúp bạn thoát khỏi sự trì hoãn. Hạn định một khoảng thời gian cho công việc nào đó giảm thiểu mong muốn trì hoãn của bạn.

2. Giả định mình về nhà lúc 5h30 và lên kế hoạch ngược về trước

Nếu bạn muốn cân bằng giữa công việc và cuộc sống, bạn cần phải có những ranh giới cụ thể. Bằng cách thiết lập một thời hạn là 5g30 chiều, sau đó đặt lịch cho các công việc của mình, bạn sẽ cảm thấy rằng mình có quyền kiểm soát thời gian của bạn.

Hãy cố định thời gian biểu lý tưởng của bạn, sau đó lên kế hoạch ngược về trước để đảm bảo mọi thứ vào đúng vị trí của nó – chọn lựa cẩn thận những nhiệm vụ của bạn, từ chối lời mời của mọi người, không để cho người khác dễ tiếp cận bạn, v.v. Nhờ việc cam kết với một thời gian biểu như vậy, nó giúp bạn đưa ra các lựa chọn thông minh và hữu ích ngay tại thời điểm phải ra quyết định.

3. Lên kế hoạch cho cả tuần

Làm thế nào mà bạn có thể viết sách, giảng dạy, gặp gỡ sinh viên, viết bài luận nghiên cứu và làm một người cha tốt? Hãy lên kế hoạch cho cả tuần.

Cal giải thích: “Mỗi thứ Hai, tôi sẽ lên kế hoạch cho tuần của mình. Tôi lọc qua hộp thư của mình, danh sách việc phải làm của mình, nhìn lại lịch làm việc và cố gắng tạo ra một kế hoạch khả thi nhất có thể cho từng ngày trong tuần. Tôi viết kế hoạch vào một email và gửi cho chính bản thân mình, bởi vì tôi biết rằng đây chính là nơi tôi sẽ nhìn thấy nó mỗi ngày và sẽ giúp tôi tự nhắc nhở mình nhiều lần trong ngày”.

4. Làm ít việc nhưng phải làm thật xuất sắc

Có lẽ bạn nghĩ rằng mình có quá nhiều thứ phải làm, và chẳng thể nào làm hết được tất cả chúng trong khoảng thời gian ấy.

Quan điểm của Cal như sau: “Người ta sẽ đánh giá bạn dựa trên những gì bạn làm tốt nhất. Vậy nên nếu như bạn muốn càng nhiều thành công, tốt nhất bạn nên làm ít việc hơn nhưng đảm bảo rằng mình làm xuất sắc những việc ấy. Mọi người nói có với quá nhiều thứ. Tôi thì nói không với hầu hết mọi thứ. Tôi rất kiên quyết với việc né tránh hoặc loại bỏ các công việc không tạo nên giá trị trong công việc của tôi”.

Vậy nên hãy làm ít đi, nhưng làm thật xuất sắc.

5. Giảm bớt những việc hời hợt, tập trung vào những việc quan trọng

Không phải việc nào cũng có giá trị tương đương nhau. Cal cho rằng các nhân viên lao động trí óc phải đối diện với hai loại công việc sau: Hời hợt và Sâu sắc.

Công việc hời hợt là những thứ nhỏ nhặt như email, họp hành, thông báo thông tin đến những bên liên quan. Những thứ không thật sự sử dụng tài năng của bạn. Những công việc sâu sắc là những công việc thúc đẩy năng lực hiện tại của bạn đến giới hạn của nó. Nó tạo ra kết quả giá trị cao và cải thiện kỹ năng của bạn.

Vậy vấn đề là gì? Vấn đề là hầu hết chúng ta lại đang “ngập chìm trong những công việc hời hợt”:

Chẳng có ai trong lịch sử nhân loại trở thành CEO bởi vì họ trả lời email nhiều hơn hay tham dự nhiều cuộc họp hơn. Không bao giờ.

Cal cho rằng: Những việc hời hợt là thứ giúp bạn không bị đuổi việc. Nhưng những công việc sâu sắc chính là thứ giúp bạn thăng tiến.

Hãy cho bản thân bạn những khoảng thời gian để thực hiện các công việc có giá trị. Và bước đầu tiên để làm điều đó là gì?

Tim Ferriss, tác giả của quyển sách Tuần Làm Việc Bốn Giờ, khuyên rằng bạn không nên kiểm tra email vào sáng sớm:

…bất cứ khi nào có thể, đừng kiểm tra email của bạn trong khoảng một đến hai tiếng đầu ngày. Rất nhiều người sẽ than rằng: “Làm sao tôi có thể làm vậy được? Tôi cần phải kiểm tra email để có được thông tin tôi cần thì mới có thể làm được công việc quan trọng của mình chứ?”

Bạn sẽ thấy ngạc nhiên khi biết rằng không phải lúc nào cũng vậy. Có thể bạn cần phải vào email để hoàn thành 100% công việc. Nhưng liệu bạn có thể hoàn thành đến 80%-90% trước khi bạn vào Gmail và để cho bộ não của mình bị công kích bởi hàng loạt thông tin từ email hay không? Câu trả lời là có.